Ban Quản lý tòa nhà là gì? Chức năng, mô hình, công việc

Mô hình, quy trinh quản lý vận hành tòa nhà là hệ thống được sử dụng để tổ chức, điều hành và giám sát các hoạt động trong một tòa nhà, nhằm đảm bảo tất cả các chức năng và dịch vụ được thực hiện một cách hiệu quả và đồng bộ. Việc xây dựng mô hình quản lý vận hành hiệu quả sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, mang đến trải nghiệm hài lòng cho cư dân và tối ưu hóa chi phí vận hành trong dài hạn.

03 MÔ HÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ PHỔ BIẾN HIỆN NAY

1. Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà do chủ đầu tư thành lập

Trong mô hình quản lý vận hành tòa nhà do chủ đầu tư thành lập, chủ đầu tư giữ vai trò trung tâm trong việc điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của tòa nhà. Dựa trên những hiểu biết sâu sắc về dự án từ khâu quy hoạch đến xây dựng hoàn thiện, chủ đầu tư có thể đưa ra các quyết định quản lý linh hoạt, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tòa nhà.

Ưu điểm:

• Kiểm soát chủ động: Chủ đầu tư nắm quyền quyết định và giám sát toàn bộ quy trình vận hành, đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả.
• Tối ưu hóa chi phí nhân sự: Việc sử dụng nguồn lực nhân sự nội bộ giúp giảm thiểu chi phí quản lý so với việc thuê đơn vị trung gian.
• Bảo mật thông tin: Các thông tin nội bộ của tòa nhà do chủ đầu tư trực tiếp thu thập, lưu trữ và quản lý.

Hạn chế:

• Thiếu tính chuyên môn hóa: Đội ngũ nhân sự quản lý nội bộ có thể chưa được xây dựng theo hướng chuyên môn hóa, từ kỹ thuật, an toàn lao động, chăm sóc khách hàng, pháp lý đến vận hành, dẫn đến những hạn chế trong việc kiểm soát chất lượng dịch vụ.
• Khó khăn trong khâu tuyển dụng và đào tạo: Việc tìm kiếm và đào tạo đội ngũ nhân viên đáp ứng đủ tiêu chuẩn chuyên môn là một thách thức lớn, đòi hỏi yếu tố về thời gian và chi phí.
• Hạn chế trong việc đảm bảo tính khách quan: Tòa nhà có thể xuất hiện những khó khăn trong việc cân bằng quyền lợi giữa chủ đầu tư và cư dân, khách thuê.

Để giải quyết vấn đề này, Luật Nhà ở 2023 đã quy định rõ ràng về điều kiện với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư như chuyên môn, bằng cấp và quy trình quản lý chuyên nghiệp. Chỉ khi có đủ các điều kiện này, mô hình mới có thể duy trì sự ổn định và minh bạch trong quá trình vận hành lâu dài.

Đọc thêm: Luật Nhà Ở 2023 – Nhiều Thay Đổi Trong Công Tác Quản Lý Vận Hành Và Quyền Lợi Của Cư Dân.

2. Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà là Ban Quản trị do cư dân thành lập

Theo Luật Nhà ở 2023, Ban Quản trị nhà chung cư là đơn vị đại diện cho chủ đầu tư hoặc cư dân để đảm nhiệm nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà theo đúng quy định của pháp luật. Ban Quản trị có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm và được bầu lại tại Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ.

Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và có từ 20 căn hộ trở lên phải thành lập Ban Quản trị nhà chung cư. Thành phần Ban Quản trị nhà chung cư bao gồm đại diện các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự, chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư, trừ trường hợp chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở không cử đại diện tham gia Ban Quản trị nhà chung cư.

Nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu nhưng dưới 20 căn hộ thì Hội nghị nhà chung cư sẽ quyết định thành lập Ban Quản trị hoặc không thành lập Ban quản trị.

Tuy nhiên, đối với trường hợp là Ban Quản trị của chung cư có một chủ sở hữu, Ban Quản trị không có tư cách pháp nhân, không có con dấu. Đối với Ban Quản trị của chung cư có nhiều chủ sở hữu, Ban Quản trị có tư cách pháp nhân và có con dấu, điều này giúp họ có nhiều quyền hạn hơn trong các hoạt động quản lý tòa nhà như quản lý, sử dụng và báo cáo về quỹ phí bảo trì tòa nhà, ký hợp đồng với Ban Quản lý tòa nhà và các đơn vị bảo trì.

Ưu điểm:

• Bảo vệ chặt chẽ quyền lợi của cư dân: Ban Quản trị nhà chung cư được bầu bởi cư dân sinh sống tại tòa nhà, do đó, mô hình này tạo điều kiện cho cư dân trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý vận hành. Điều này giúp các quyết định về vận hành tòa nhà phù hợp hơn với lợi ích chung của cư dân.

Hạn chế:

• Hạn chế trong một số thủ tục pháp lý: Trường hợp Ban Quản trị của chung cư có một chủ sở hữu, Ban Quản trị không có tư cách pháp nhân, không có con dấu. Đây có thể là một số hạn chế nhất định khi thực hiện thủ tục pháp lý trong hoạt động quản lý.
• Hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn trong quản lý vận hành tòa nhà: Một số thành viên trong Ban Quản trị chung cư thiếu nền tảng chuyên môn về quản lý vận hành hay chưa nắm vững các quy định pháp lý, dẫn đến những bất cập trong công tác quản lý.

 Đọc thêm:

• Phân biệt Ban Quản trị và Ban Quản lý tại Tòa nhà Chung cư
• Ban Quản Trị Nhà Chung Cư: Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Áp Dụng Luật Nhà Ở 2023

3. Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà do đơn vị thứ ba thực hiện

Với mô hình này, chủ đầu tư hay Ban Quản trị sẽ thuê công ty quản lý bất động sản đảm nhận toàn bộ công tác vận hành tòa nhà hàng ngày, từ quản lý kỹ thuật, an ninh an toàn, vệ sinh cảnh quan, môi trường đến quản lý cư dân và khách thuê văn phòng, tòa nhà.

Ưu điểm:

• Cân bằng quyền lợi giữa các bên: Ban Quản lý đóng vai trò trung gian, tính toán và cân bằng lợi ích giữa các bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư, cư dân và khách thuê, hay các đơn vị nhà thầu.
• Đảm bảo tính chuyên môn cao: Các đơn vị quản lý chuyên nghiệp thường sở hữu đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm trong việc quản lý vận hành tòa nhà, từ đó đảm bảo dịch vụ chất lượng.
• Tiết kiệm chi phí xét trong dài hạn: Các đơn vị quản lý bên ngoài có thể cung cấp dịch vụ với chi phí cạnh tranh hơn so với việc tòa nhà tự xây dựng một đội ngũ quản lý nội bộ.

Hạn chế:

• Chi phí: Việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp, uy tín đòi hỏi mức phí cao hơn so với việc sử dụng nguồn lực nội bộ. Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư thông minh, mang lại hiệu quả lâu dài. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm cùng các quy trình làm việc tối ưu, đơn vị quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự hài lòng của cư dân/khách hàng.

Điều 149 của Luật Nhà ở 2023 cũng yêu cầu tòa nhà chung cư có thang máy phải thuê đơn vị có chức năng và năng lực quản lý vận hành. Do đó, đội ngũ quản lý cần có những nhân sự chủ chốt, chuyên môn cao để điều hướng công việc và đảm bảo vận hành tối ưu cho tòa nhà.

VỊ TRÍ NHÂN SỰ CHỦ CHỐT TRONG BAN QUẢN LÝ

Hai vị trí quan trọng trong đội ngũ quản lý, đóng vai trò quyết định đến hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ tại tòa nhà có thể kể đến Giám đốc Quản lý tại dự án và Kỹ sư trưởng.

1. Giám đốc Quản lý tại dự án

Giám đốc Quản lý dự án là người chịu trách nhiệm tổng thể về mọi hoạt động vận hành của tòa nhà. Họ giám sát, điều phối và tư vấn cho dự án về các vấn đề liên quan đến quản lý, đảm bảo dịch vụ đồng bộ và chất lượng.

Giám đốc Quản lý có trách nhiệm xây dựng và giám sát kế hoạch vận hành hàng ngày, đảm bảo mọi hoạt động vận hành tuân thủ quy định của pháp luật và phục vụ lợi ích chung của cư dân. Họ cũng hỗ trợ chủ đầu tư và Ban Quản trị kiểm soát chi phí và sử dụng ngân sách hiệu quả để đảm bảo minh bạch trong mọi hoạt động tài chính. Bên cạnh đó, Giám đốc Quản lý cũng chịu trách nhiệm giám sát các lĩnh vực quan trọng khác như kỹ thuật, dịch vụ, an toàn lao động, quản lý khách hàng… Khả năng tư duy chiến lược và kỹ năng lãnh đạo của Giám đốc Quản lý là yếu tố then chốt trong việc nâng cao các tiêu chuẩn quản lý bất động sản, góp phần giúp dự án vận hành hiệu quả và phát triển bền vững theo thời gian.

2. Kỹ sư trưởng

Kỹ sư trưởng đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm vận hành hệ thống kỹ thuật, thực hiện bảo trì, giám sát việc cải tạo trang trí thi công thiết kế mặt bằng, quản lý chất lượng dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài cũng như quản lý năng lượng nhằm đảm bảo tòa nhà luôn hoạt động ổn định và hiệu quả. Kỹ sư trưởng không chỉ cần am hiểu về các tiêu chuẩn kỹ thuật mà còn phải có khả năng lãnh đạo đội ngũ, lập kế hoạch và đảm bảo rằng các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà hoạt động ở trạng thái tốt nhất.

Đội kỹ thuật tại tòa nhà thường bao gồm Kỹ sư trưởng và các kỹ thuật viên. Kỹ sư trưởng giám sát toàn bộ hoạt động của đội, đảm bảo các công việc liên quan đến vận hành, bảo trì bảo dưỡng được tiến hành đúng, an toàn vào mọi thời điểm. Đây cũng là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý hệ thống kỹ thuật Tòa nhà, lập kế hoạch chi phí, giải quyết các vấn đề phát sinh và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc quản lý Tòa nhà hoặc Chủ đầu tư.

Việc lựa chọn mô hình quản lý vận hành tòa nhà phù hợp là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững của dự án. Khung quản lý hiệu quả không chỉ đơn thuần tập trung vào việc vận hành cơ sở vật chất mà còn yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các yếu tố như mô hình quản lý, Ban Quản lý và đội ngũ nhân sự chủ chốt. Các công ty quản lý bất động sản cần hiểu rõ tầm quan trọng của mô hình quản lý để tối ưu hóa hoạt động, đảm bảo sự hài lòng của cư dân và nâng cao giá trị của dự án. Việc xây dựng một chiến lược quản lý hiệu quả sẽ giúp chủ đầu tư và đơn vị quản lý nâng cao uy tín, đồng thời đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Với đội ngũ giàu kinh nghiệm và bộ quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, được hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù và các quy định/tiêu chuẩn vận hành, Savills hiện là đơn vị cung cấp dịch vụ Tư vấn và dịch vụ Quản lý Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi đề cao việc tối ưu chi phí đầu tư, tiết kiệm năng lượng và chi phí vận hành xuyên suốt vòng đời dự án nhằm tối ưu hoạt động vận hành và cân bằng lợi ích cho các bên liên quan.